AVG Protocol beeldmateriaal

Gebruik beeldmateriaal bij de Volksuniversiteit Lisse

Inleiding

Binnen de Volksuniversiteit Lisse (VL) gaan we zorgvuldig om met beeldmateriaal. Onder beeldmateriaal verstaan we foto’s en video’s en de opnamen van de beveiligingscamera’s.

In dit document wordt met alle genoemde personen (medewerkers, cursisten en docenten)  zowel die personen bedoeld die actief zijn binnen de VL als personen die in het verleden actief geweest zijn.
De VL heeft geen cursisten, docenten of medewerkers die jonger zijn dan 18 jaar.

Wij publiceren geen beeldmateriaal waardoor (oud)cursisten, docenten of medewerkers schade ondervinden.

De privacy wetgeving (AVG) die vanaf mei 2018 geldt heeft consequenties ten aanzien van het gebruik van beeldmateriaal. De VL heeft kennis genomen van deze consequenties en handelt daarnaar.

Regels binnen de Volksuniversiteit Lisse

Binnen de VL wordt er, onder verantwoordelijkheid van de VL, alleen beeldmateriaal gemaakt van producten die door cursisten van de VL zijn vervaardigd. In sommige gevallen wordt daarbij de cursist eveneens afgebeeld. Publicatie van dit beeldmateriaal wordt altijd in overleg met de betreffende cursist gedaan.
Het beeldmateriaal kan dan gebruikt worden in :

• Nieuwsbrieven (digitaal en hard copy) van de VL
• Promotiemateriaal van de VL
• Website van de VL
• Sociaal media accounts van de VL
• Beleidsdocumenten van de VL

Cameratoezicht

In ons gebouw staan 3 camera’s opgesteld. Eén in de ontvangsthal, één in de gang op de begane vloer en één in de gang op de 1e etage. Dit cameratoezicht gebeurt  ter bescherming en de beveiliging  van de aanwezige personen in het pand Vuursteeglaan 9. Tevens dient het cameratoezicht ter bescherming van de eigendommen van de VL en de persoonlijke eigendommen. De verwachting is dat er van het cameratoezicht een preventieve werking uitgaat.
De opgenomen beelden worden geregistreerd op een schijf die staat opgesteld bij de VL. Wanneer de  opslagcapaciteit van deze schijf 100% gebruikt is worden de oudste beelden automatisch  verwijderd. De gemiddelde bewaartermijn is  plm. 4 weken.
Op een beeldscherm op de balie worden de beelden van de drie aanwezige camera’s weergegeven.

De weergave op dit scherm is alleen te zien voor de medewerker die achter de balie zitting heeft.
Het opgenomen beeldmateriaal van de camera’s is alleen inzichtelijk voor de coördinator Facilitaire Dienst.

Het beeldmateriaal van de camera’s wordt alleen gebruikt ingeval van calamiteiten.  Ingeval van calamiteiten kan de coördinator Facilitaire dienst, in overleg met het bestuur,  beeldmateriaal beschikbaar stellen aan derden.

Uitzonderingen

Bij de balie van de VL hangt een zg. “smoelenboek” waarin een pasfoto van alle medewerkers ( bestuur, cursus coördinatoren, huismeesters, webmaster en avond-conciërges) van de VL worden afgebeeld.
Functie van deze  presentatie is, voor de bezoekers van de VL, de toegankelijkheid naar de organisatie te vergroten. De publicatie van dit smoelenboek gebeurt alleen na goedkeuring van de betrokken medewerker.

Beeldmateriaal door anderen

De in dit document beschreven regels geldt alleen voor beeldmateriaal dat vervaardigd wordt in opdracht van of onder verantwoordelijkheid van de VL. De VL heeft geen invloed c.q. verantwoordelijkheid voor beeldmateriaal dat vervaardigd wordt door medewerkers, cursisten, docenten of derden zonder opdracht van de VL. Op het vervaardigen en publicatie  van dit beeldmateriaal heeft de VL slechts beperkt invloed. De VL probeert om naar alle medewerkers, docenten en cursisten uit te dragen dat zij terughoudend moeten zijn met het publiceren  van beeldmateriaal op sociaal media en websites.

Wijzigingen

Verleende toestemming tot registratie en publicatie van beeldmateriaal kan ten allen tijde door betrokkene worden ingetrokken. Ook kan geweigerde toestemming ongedaan gemaakt worden. Deze wijzigingen kunnen worden door gegeven aan het bestuur van de VL (bestuur@volksuniversiteit-lisse.nl).

Wanneer het mis gaat

De VL probeert zo zorgvuldig mogelijk om te gaan met beeldmateriaal. Het kan echter voorkomen dat er beeldmateriaal wordt gepubliceerd waar medewerkers, cursisten of docenten niet achter staan.
In dit geval en bij andere vragen omtrent het gebruik van beeldmateriaal kan contact opgenomen worden met het bestuur van de VL (bestuur@volksuniversiteit-lisse.nl).